مهندسی دوباره مراحل کار و کاسبی (BPR) چیه؟ 

 

معنی مهندسی دوباره فرایندهای کار و کاسبی یا BPR یعنی اینکه فرایندهای کار و کاسبی الان رو بازنگری و ساختارشکنی کنیم. این روش با استفاده از فرایندهایی مفیدتر شرکت شما رو قادر می سازه هزینه ها رو کاهش و سوددهی رو زیاد کنین. اما به خاطر داشته باشین که مهندسی دوباره فرایندهای کار و کاسبی با اینکه در مواردی ضروریه، در عین حال ممکنه مضراتی هم داشته باشه. پس باید آگاهانه تصمیم بگیرین. یکی از روشن ترین نکات منفی در مورد مهندسی دوباره شرکت اینه که ممکنه روحیه ی کارکنان خراب شه. افراد زیادی هستن که از تغییر خوش شون نمیاد و نمی تونن خیلی راحت با اون کنار بیان؛ هنگام تصمیم گیری باید این نکته رو در نظر داشته باشین.

در این مقاله در مورد تاریخچه مهندسی دوباره فرایندهای کار و کاسبی، مراحلی که به شما کمک می کنن مهندسی دوباره فرایندهای کار و کاسبی رو بکنین، موفقیت و شکست این کار و یک مثال معروف صحبت می کنیم.

 

تاریخچه مهندسی دوباره فرایندهای کار و کاسبی

مایکل همر (Michael Hammer) و جیمز چمپی (James Champy) اول ده ۱۹۹۰ کتابی منتشر کردن به نام «مهندسی دوباره شرکتا». در این کتاب اومده که در بعضی موارد، تغییرات و بازسازی کامل شرکت تنها راهیه که واسه کاهش هزینه ها و افزایش کیفیت خدمات داریم. واسه همین فناوری اطلاعات یکی از عوامل تأثیرگذار در این مورده.

همر و چمپی معتقد ند خیلی از شرکتای بزرگ فرضیاتی در مورد اهداف، کارکنان و تکنولوژی دارن که روی روند کار اثر می ذارن (که حالا بی ارزش شده). اونا هفت اصل رو معرفی کردن که به مهندسی دوباره کمک می کنه تا روند کار رو سرعت دادن کنه و کیفیت، مدیریت زمان و هزینه ها رو بهتر کنه.

همر و چمپی این هفت اصل رو در کتاب خود معرفی کردن.

  1. کارا رو طبق نتایج برنامه ریزی کنین نه طبق وظایف؛
  2. برنامه-ریزی

  3. همه فرایندهای شرکت رو پیدا کنین و اونا رو طبق فوریتِ بازطراحی منظم کنین؛
  4. کارای فناوری اطلاعات رو با کارای واقعی که اطلاعات رو تولید می کنن ترکیب کنین؛
  5. منابعی رو که از شما دور هستن طوری مدیریت کنین که انگار در سازمان مرکزی قرار دارن؛
  6. به جای اینکه نتایج فعالیتای موازی رو ترکیب کنین اونا رو به هم وصل کنین؛
  7. مراحل تصمیم گیری رو واسه وقتی بذارین که کار رو انجام میدید و سعی کنین این مراحل رو کنترل کنین؛
  8. اطلاعات رو یک دفعه و در منبع خود به دست بیارین.

همه اینا به زبون ساده تر به چه معنی هستن؟ از پایه واسه اینکه سعی شما در BPR موفق باشه، باید همه کارایی رو که واسه رسیدن به هدف خود انجام میدید، بررسی کنین. این کار به شما اجازه می ده چند کار رو با هم ترکیب کنین. ، فرایندهای موازی که به یک نتیجه منجر می شن باید در درون مراحل با هم ترکیب شن، نه اینکه در آخر نتایج اونا ترکیب شه. باید به همه منابع در دسترس نگاه کنیم و کارای انجام شدنی رو در منطقی ترین جای ممکن قرار بدیم.

واسه اینکه این مراحل رو مفیدتر کنیم، باید به کسائی که این فرایندها رو انجام میدن قدرت تصمیم گیری بدیم و سیستمای کنترل کننده ی غیرضروری رو حذف کنیم. به جای اینکه مراحل اضافی ای داشته باشیم که اطلاعات مربوط به فرایندها رو ثبت کنه، یکی از منابع داخل مراحل باید همه داده های لازم رو ارائه بده تا دقت کار بیشتر و قسمتای غیرضروری حذف شن.

READ  مواد غذایی شامل آهن؛ ۱۲ ماده ای که ما رو از کم خونی نجات میدن 

چه جوری مراحل مهندسی دوباره کار و کاسبی رو اجرا کنیم؟

مراحل زیر کمک می کنن BPR به اصول ساده ی خود در رضایت مشتری، کاهش هزینه های کار و کاسبی و افزایش رقابت دست پیدا کنه.

۱. چشم انداز و اهداف تجاری

در اول BPR باید اهداف روشن و قابل سنجشی رو واسه خود تعیین کنیم. این اهداف می تونه کم کردن قیمتا، افزایش کیفیت محصول یا افزایش موثری باشه. در اول باید چهارچوب اهداف خود رو هم سو با اهداف و چشم اندازه های شرکت تعیین کنیم.

۲. تعیین و کم کردن فرایندها

وقتی که هدف دقیق خود رو تعیین کردین، باید همه فرایندها رو بررسی کنین و مواردی که کار رو کُند می کنن یا اونایی رو که قابل بهبود هستن، مشخص کنین. در این بین فرایندهایی که اثر مستقیمی روی نتایج شرکت می ذارن یا اونایی که با اهداف شرکت تداخل دارن وارد لیست سیاه می شن. این جداسازی، موفقیت یا شکست BPR رو تعیین می کنه.

۳. فرایندهای لیست سیاه رو درک و اندازه گیری کنین

وقتی لیست سیاه رو تهیه کردین، حتما باید بدونین به چه دلیل این موارد در لیست سیاه قرار گرفتن. کامل کردن اونا زمان زیادی می بره؟ کیفیت محصول به دست اومده پایینه؟ مشکل این فرایندها هرچه که باشه، باید هر مراحل رو با بی طرفی قضاوت کرد. معیارهای این قضاوت باید استانداردهای کل صنعت یا عملکردهای مناسب رقبا باشه.

۴. سیستم اطلاعات و تواناییای فناوری

واسه انجام BPR باید یک سیستم فناوری اطلاعات موثر و در رابطه داشته باشیم. بدون این سیستم نمی تونیم همه عواملی رو که باعث تغییر می شن، مورد توجه داشته باشیم. قبل اینکه فعالیتای جدی BPR رو شروع کنین حتما باید سیستمای اطلاعات موردِنیاز رو واسه مدیریت کردن همه تغییرات راه اندازی کنین.

۵. نمونه ساده رو طراحی کنین، بسازین و آزمایش کنین

قبل اینکه محصول رو وارد بازار کنین باید نمونه ساده اونو آزمایش کنین. اگه مرحله آزمایشی شکست خورد، نباید اونو در ابعاد بزرگ تر تولید کنین. دلایل زیادی هست که BPR شکست می خوره. یکی از اصلی ترین دلایل شکست BPR اینه که نمی تونن محدود کردنای مرحله آزمایشی رو تشخیص بدن و قبول کنن. عواملی مثل باور ی مدیر در مورد روش جدید انجام کارا و دیدگاه کارکنان درباره تغییرات رو هم باید با دقت در نظر بگیریم.

۶. موافق کردن شرکت

واسه داشتن یک پروژه موفق، آخرین قدمی که باید واسه BPR برداریم اینه که تغییرات رو مدیریت کنیم. کارایی مثل تهیه ی اسناد جدید، ساختارهای سازمانی، مدلای مدیریتی و چارتای جدید مدیریت و مسئولیتا باعث می شن روش جدید کار بسیار روشن شه.

مهندسی دوباره فرایندهای کار و کاسبی تغییراتی هستن که اگه بار اول در اعمال اونا شکست خوردید، نمی تونین دوباره امتحان کنین. این کار معمولا خطر بالایی داره که شامل سرمایه گذاری مالی و بی انگیزگی کارکنانه؛ پس باید کار رو از بالاترین رتبه تا پایین ترین رتبه بکنیم و همه جنبه های عملی رو در نظر بگیریم.

شکست و موفقیت مهندسی دوباره فرایندهای کار و کاسبی

باید بدونیم که BPR روش مطمئنی واسه موفقیت نیس و درست مثل همه فعالیتا احتمال شکست هم در اون هست.

READ  مشکلات موفقیت؛ ۷ مانعی که باعث شکست شما می شه 

در این موارد برنامه BPR موفق می شه:

  • نیازای مشتری در اولویت باشن و این هدف مستقیما روی فعالیتای تجاری شرکت اثر بزاره؛
  • هزینه ها باید کم بشن تا شرکت بتونه با بقیه شرکتا رقابت بهتری داشته باشه؛
  • دیدگاهی هدفمند در مورد همه فرایندهای عملی داشته باشیم و روشای عادی انجام کار رو بررسی کنیم و ببینیم چه جوری می تونیم در درازمدت اونا رو به فعالیتای تجاری کارآمدتری تبدیل کنیم؛
  • باید نگاهی فرای کارا و محدود کردنای عملی سنتی داشته باشیم و روی نتیجه تمرکز کنیم. با توجه به این مسئله می تونیم کل فرایندها رو حذف یا با هم ترکیب کنیم و به این صورت فرایندهای کمتر ولی در رابطه تر و قوی تری رو در تموم شرکت داشته باشیم؛
  • با بررسی بی طرفانه ی تموم فعالیتا و حذف اونایی که ارزش کمی دارن و فقط کارا رو سخت تر می کنن، روش کاری ساده تری داشته باشیم.

برنامه BPR در این موارد شکست می خوره:

  • اگه این برنامه رو واسه اعمال تغییرات جزئی و بهبود بخشیدن فرایندهای الان ببینیم. اگه همه فرایندهای موجود رو زیر تیغ نبریم، امکان نداره موفق بشیم؛
  • اگه این برنامه رو به عنوان کاری ببینیم که یک بار واسه کاهش هزینه ها انجام میدیم. کاهش هزینه ها معمولا یکی از اثرات مثبت این فراینده، ولی هدف اصلی اون نیس. این مراحل اتفاقی نیس که یک بار بیفته، بلکه تغییری همیشگی در عقاید شماس؛
  • به دست آوردن تعهد بلندمدت مدیران و کارکنان موفقیت به حساب نمیاد. اینکه مردم رو با خود همراه کنین آسون نیس؛ خیلی از فعالیتای BPR واسه این شکست می خورن که حمایت کافی از اونا نمی شه؛
  • تمرکز بیشتر روی خودکار کردن فرایندهاست تا طراحی دوباره اونا؛
  • یک بخش بهینه می شه ولی کل مراحل از یاد میره. باید سعی کنیم تموم فرایندها رو با جزئیات کافی بررسی کنیم و هرچه رو که لازمه تغییر بدیم تا به کارایی موردِنیاز برسیم؛
  • تمرکز بیشتر روی مسائل داخلیه تا تموم صنعت و از کارای مثبت رقبا به عنوان ملاک استفاده می شه.

یک مثال معروف واسه مهندسی دوباره فرایندهای کار و کاسبی

مایکل هامر (Michael Hammer) پیشنهاد یک تغییر اساسی رو به شرکت فورد (Ford) ارائه داد: عاملای فروش رو حذف کنین. در این مراحل جدید، دیگر لازم نبود که خریدار یک نسخه از فرم خرید رو به بخش اداری بستانکار بفرستد. عوضش اون می تونه سفارش خود رو در پایگاه داده های اون لاین ثبت کنه. وقتی که کالای دلخواه به مغازه رسید، فروشنده چک می کنه که این فرم خرید در سیستم هست یا نه. در سیستم قدیمی فروشنده به این فرم دسترسی نداشت. اگه کالا با فرم هم خوانی داشت، اون کالا رو قبول و اونو در سیستم شرکت ثبت می کنه. اگه هم خوانی نداشت، کالا بازگردانده می شه. هامر گزارش داد که فورد سود خیلی از این تغییر به دست آورده و تقریبا ۷۵ درصد نیروی کار در بخش حسابداری و امور مالی کاهش یافته ان.

منبع : www.cleverism.com

جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین


۳